Cara Membuat Mail Merge di MS Word dari Data Excel Step-by-step

Soalmedia.com – Cara membuat mail merge di word. Masih bingung bagaimana cara membuat surat masal atau mail merge di Microsoft Word menggunakan data yang ada di MS Excel?

Tenang saja sobat solmed, dibawah ini kami akan menjelaskan sebuah artikel tentang panduan lengkap cara membuat surat masal atau mail merge di Microsoft word step by step buat kamu yang pemula.

Microsoft Word merupakan media terbaik dalam membuat dokumen khususnya surat. Dalam membuat surat tak jarang kita hanya harus mengganti satu persatu nama tujuan penerima surat tersebut.

Tentunya hal tersebut cukup merepotkan bukan untuk membuat surat dengan mengganti isi nama tujuan penerimanya saja hehee.

Namun ternyata kita bisa loh membuat surat di Microsoft word tanpa perlu mengganti manual nama atau alamat penerima surat tersebut satu persatu.

Untuk melakukannya secara otomatis kita bisa memanfaatkan fitur Mail Merge yang ada di dalam MS Word. Lantas bagaimana cara menggunakannya? Selengkapnya simak dibawah ya!!

Apa itu Mail Merge di Microsoft Word?

Dalam bahasa Indonesia, istilah Mail Merge diartikan sebagai “surat masal” karena fungsi ini memang mendukung pembuatan surat grup di Microsoft Word. Secara umum, konsep mail merge adalah cara yang lebih cepat dan praktis untuk melakukan banyak penulisan dalam format yang sama.

Saat menggunakan fitur ini, perlu atau wajib untuk membuat dua jenis file yang berbeda. File pertama adalah sumber data dibuat di Microsoft Excel, dan file kedua adalah skrip utama yang dibuat di Microsoft Word. File naskah utama biasanya berisi badan surat dan desain amplop yang membungkus surat.

Adanya fungsi ini tentunya akan membantu para eksekutif dan sekretaris perusahaan untuk menyiapkan dokumen-dokumen penting. Misalnya, perusahaan akan mengadakan konferensi peluncuran produk baru dan akan mengundang banyak tamu penting. Isi surat undangan harus sama, yang membedakan siapa penerimanya.

Cara Membuat Surat Masal di Microsoft Word

Dalam membuat surat masal di MS Word akan terbagi menjadi beberapa bagian. Adapun cara membuatnya bisa kamu lihat selengkapnya dibawah ya!!

1. Buat File Data di Microsoft Excel Terlebih Dahulu

Hal pertama yang harus kita lakukan adalah membuat file sumber data di Microsoft Excel terlebih dahulu. Untuk isi dari file sumber data itu merupakan daftar nama, alamat, no telepon, email, kota atau list data lainnya sesuai keinginan.

Sebagai contoh kami akan membuat file data sumber di MS Excel yang berisikan list nama dan nomor HP seseorang seperti yang bisa kalian lihat pada gambar dibawah ini.

Buatlah list data yang sederhana seperti gambar diatas tanpa perlu ebel-embel desain yang berlebihan agar mempermudah word dalam menghubungkan file excel tersebut.

Buatlah list data tanpa nomor halaman dan data yang memanjang ke bawah atau vertikal agar mempermudah word dalam membaca data excel.

Kamu bisa menambahkan list data lainnya sesuai keinginan seperti list kota, email dst kemudian save file excel tersebut di lokasi yang mudah di temukan. sebagai contoh disini kami memberi nama file yaitu data.xlsx.

Baca: Cara Menghilangkan Garis Merah di Word Terlengkap!

2. Buat Naskah Surat di Microsoft Word

Bila kamu sudah membuat file sumber data di Microsoft Excel, selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah membuat naskah surat atau template dokumennya di Microsoft Word.

Template dokumen ini berisikan naskah default sesuai kebutuhanmu. Sebagai contoh disini kami akan membuat naskah default tentang surat undangan kepada mahasiswa dimana di dalam surat tersebut terdapat kolom nama dan alamat mahasiswa yang dituju sebagai pembedanya.

Namun untuk kolom nama dan alamat jangan kamu isi terlebih dahulu, karena nanti kita akan mengisinya memanfaatkan mail merge dengan file excel yang sudah kita buat sebelumnya seperti pada tutorial dibawah ini.

3. Menghubungkan File Data Excel dengan Word

Step selanjutnya untuk membuat surat masal atau mail merge di word caranya adalah dengan menghubungkan file data Excel yang sudah kita buat sebelumnya dengan file naskah surat atau template dokumen yang sudah kita buat di Word.

Adapun untuk menghubungkannya caranya adalah.

1. Buka file naskah surat format word yang sudah kamu buat sebelumnya.
2. Masuk ke menu “Mailings” dibagian atas.
3. Klik bagian “Select Recipients”.
4. Klik opsi “Use an Existing list..”.
5. Cari dan pilih file data dalam format excel yang sudah kamu buat sebelumnya (data.xlsx).
6. Akan muncul pop up “Select Tabel” kemudian pilih lokasi Sheet excel yang menyimpan data yang ingin kamu ambil. Jika jumlah sheet di excel tersebut hanya 1, maka kamu hanya akan mendapatkan opsi pilihan 1 sheet saja.
7. Centang dibagian “First row of data contains column headers” untuk memberi tanda bahwa baris pertama pada file excel merupakan baris yang tidak perlu dimasukan kepadalam list yang akan tampilkan didalam naskah surat. Fist row yang dimaksud dalam file excel ini adalah Nama dan Nomor HP.
8. Tekan “OK” untuk lanjut ke step selanjutnya.

Sekarang kamu sudah berhasil menghubungkan file excel dengan word. Selanjutnya kita akan mengajarkan kalian cara membuat surat masal dari hasil penggabungan file tersebut seperti yang bisa kalian lihat caranya dibawah.

Baca: Cara Menggabungkan File Word Jadi Satu di HP dan Laptop

4. Meletakkan Data Excel di Word

Dan langkah selanjutnya setelah kita berhasil menghubungkan file data Excel dengan file naskah surat yang sudah dibuat, step selanjutnya adalah meletakkan data excel kedalam naskah word kita.

Untuk melakukannya sangat sederhana, kamu bisa melihat tutorial kami dibawah ini.

1. Masih didalam file word naskah surat, kemudian letakan kursor dibagian kolom nama pada surat yang kita buat.
2. Masuk ke menu “Mailings”.
3. Klik bagian “Insert Merge Field”.
4. Otomatis akan muncul list baris awal data di excel yang sudah kita buat (Nama dan Nomor HP). Lalu klik saja opsi “Nama” untuk menambahkan field nama pada kolom nama mahasiswa yang diundang didalam surat.
5. Sebuah script akan muncul didalam surat untuk nama yakni “«Nama»” yang nantinya hal tersebut digunakan untuk menampilkan data excel didalam naskah surat.
6. Letakan kursor dibagian kolom Nomor HP pada naskah surat kemudian ikuti langkah 2-4 seperti diatas akan tetapi pilihlah opsi “Nomor_HP” untuk menambahkan field nomor HP mahasiswa didalam surat.
7. Untuk melihaat hasilnya kamu bisa klik bagian “Preview Results” didalam menu “Mailings” maka secara otomatis data yang ada di excel akan muncul didalam surat satu persatu berdasarkan urutan baris yang ada.
8. Untuk mengubah isi datanya ke baris excel selanjutnya, kamu bisa tekan saja ikon next yang tersedia disamping fitur “Preview Result”.

Sekarang kamu sudah berhasil membuat mail merge di Microsoft Word. Mudah banget kan caranya hehee. Sebagai bonus, dibawah kami akan mengajarkan kamu cara print data naskah surat yang sudah dibuat sekaligus sejumlah data excel yang ada seperti cara dibawah ini.

1. Masuk ke menu “Mailings”.
2. Klik dibagian “Finish & Merge”.
3. Klik opsi “Print Documents” atau kamu bisa tekan kombinasi tombol Alt+Shift+M.
4. Pilih “All” untuk mencetak dokumen sejumlah baris data yang ada di excel.
5. Pilih “Current record” untuk print data yang sidang ditampilkan.
6. Pilih “From” untuk print data berdasarkan urutan awal data di excel hingga akhir yang bisa kamu tentukan sendiri.

Baca: Cara Membuat Diagram Kartesius di Word + Template!

Penutup

Mudah kan cara membuat mail merge atau surat masal di Word hehee. cukup kamu membuat sumber datanya terlebih dahulu di Excel kemudian hubungkan dengan naskah surat yang kamu miliki, maka kamu bisa mengambil record data dari excel untuk ditampilkan kedalam word.

Semoga pembahasan kami kali ini cukup mudah dipahami ya!! cara membuat mail merge dengan, di ms word step-by-step 2007, 2019, 2010, 2013, 2016 2 halaman data di, dengan excel.